Projektové řízení – správná cesta k úspěchu ? (1/3)

Základním cílem tohoto článku je stručné zamyšlení nad současným stavem projektového řízení, skutečnou potřebou projektově řídit. Celý článek je rozdělen do třech částí. V této první části si shrneme obecně známé informace o fungování firem, zopakujeme si základní pojmy projektového řízení. Ve druhé části se zamyslíme nad současným stavem projektového řízení, v části třetí si potom na základě předchozích informací zkusíme odpovědět na otázku – je projektové řízení skutečně správnou cestou k úspěchu?

Základní princip fungování komerční organizace

Základním posláním každé komerční organizace je generovat v dlouhodobém horizontu maximální zisk.
Vlastní realizace zisku je závislá na uplatnění produktů na trhu. Pokud tento princip hodně zjednodušíme, zisk vzniká rozdílem příjmů za produkty na výstupu mínus výdaje na nákup materiálu, služeb potřebných k vytvoření produktu mínus výdaje na provoz organizace.

Uplatnění na trhu spojené s dosahováním maximálního zisku není vůbec jednoduché. Na každou firmu působí spousta vnějších vlivů, potkáváme se s nepříjemně kvalitní konkurencí. V podnikatelském prostředí se neustále  zvyšuje jeho dynamika a proměnlivost, životní cyklus podnikatelských aktivit / produktů se zkracuje, čas vstupu na trh (time to market) je nejen kritickým faktorem úspěchu, ale i samotného přežití společnosti.
V takovémto prostředí se každá společnost snaží organizovat takovým způsobem, aby její fungování bylo co možná nejefektivnější. Tedy se snaží dosahovat maximální příjmy a minimalizovat výdaje. Obě tyto položky jsou však značně ovlivněny tržním prostředím. Proto se stále více firem orientuje na vlastní efektivní provoz. Za efektivní provoz můžeme považovat takový provoz, kdy při minimálních provozních výdajích je dosahováno maximálních příjmů za zboží a služby. Tedy jsou velmi účinně využívány výrobní prostředky, především pak lidské zdroje, které bývají nezanedbatelnou položkou ve výdajích každé společnosti.

Veškeré aktivity v každé společnosti jsou vykonávány prostřednictvím nebo alespoň s nějakým přispěním lidských zdrojů. Tyto aktivity můžeme rozdělit do 3 základních oblastí :

Aktivity procesního charakteru Procesní aktivity jsou vyjádřením stability ve společnosti. Umožňují stabilního, opakovaného dosahování výkonu (výstupů) definovaným způsobem, který je měřen a optimalizován.
Aktivity projektového charakteru
Aktivity projektového charakteru jsou využívány pro dosahování cílů v rámci strategie společnosti, vedou k zavádění změn, slouží jako způsob dodávání produktů na trh. Jsou prostředkem dosažení změny (včetně zavedení procesu)
Ad hoc aktivity
Ad hoc aktivity , také nazývané šedá zóna řízení, jsou aktivity, které de facto nejsou řízeny.
Jejich velkým kladem je to, že podporují inovační potenciál každé společnosti, naopak velkým záporem je to, že nejsou řízeny (směrovány k žádoucímu cíli), a potom pokud mají být ku prospěchu každé společnosti mohou být vykonávány jen velmi způsobilými jedinci.

V dnešní době je řízení provozu všech firem založeno na procesním základu (projekty můžeme považovat za speciální množinu procesů, jak se dozvíme v následujících kapitolách). V některých společnostech převládá procesní část (např. výrobní organizace), v jiných část projektová (např. vývoj software). Kvalita vlastního řízení je potom zásadně ovlivněna stupněm vyspělosti v oblastech projektového a procesního řízení, rozsahem „šedé zóny“.
Téměř s jistotou však můžeme konstatovat, že projekty dnes již používá každá firma. Minimálně název projekt a pojem projektové řízení, projektová kancelář je používán stále častěji.

Projektové řízení

Pro postupné přiblížení pojmu „projektové řízení“, začneme několika jednoduchými definicemi, které vycházejí z standardů PMI (Project Management Institut – mezinárodní aktivita zabývající se standardizací procesů projektového řízení)
Projektové řízení je aplikace znalostí, dovedností, nástrojů a technik na projektové aktivity, které vedou ke splnění požadavků projektu.
Základním cílem projektového řízení je dodat výsledek – včas, v plné funkcionalitě,  s dodrženými náklady (OTIFOB - On Time, In Full, On Budget).
Projekt je dočasné úsilí vynakládané k vytvoření jedinečného produktu nebo služby

- Dočasný znamená, že má jednoznačný začátek a konec

- Jedinečný znamená, že produkt nebo služba se nějak odlišuje od všech ostatních produktů a služeb

Abychom si správně uvědomili vztah projektu a procesu, použijeme ještě jednu dostupnou definici, která říká, že projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji.

Projektové řízení je potom zajišťováno prostřednictvím skupin procesů jako jsou:

• Inicializační: předmětem je schválení realizace projektu nebo jeho části
• Plánovací: předmětem je příprava plánu k dosažení stanovených cílů. Základní rovinu tvoří časový a finanční plán
• Prováděcí: předmětem je vykonávání naplánovaných činností dle platných metodik
• Sledování a řízení: předmětem je sledování průběhu projektu, porovnání aktuálního stavu s plánem a na základě aktuálního stavu realizace případných akcí, opatření, které zajistí dokončení projektu ve stanoveném čase, rozpočtu a rozsahu (OTIFOB)
• Uzavírání: předmětem je vyhodnocení a uzavření projektu nebo jeho části

PMI k základním procesům potom ještě definuje následující znalostní oblasti obsahující nejdůležitější metodická doporučení :

- Řízení integrací: obsahuje procesy s cílem zajistit, že jednotlivé části projektu jsou správně koordinovány.

- Řízení rozsahu: obsahuje procesy potřebné k zajištění toho, že projekt obsahuje všechnu potřebnou a pouze potřebnou práci k úspěšnému dosažení cíle.

- Řízení času: obsahuje procesy potřebné k zajištění dokončení projektu ve stanoveném čase

- Řízení rozpočtu: obsahuje procesy potřebné k zajištění dokončení projektu ve stanoveném rozpočtu

- Řízení kvality: obsahuje procesy potřebné k zajištění toho, že projekt uspokojí potřeby pro které byl realizován

- Řízení lidských zdrojů: obsahuje procesy potřebné k zajištění maximálně efektivního využití lidských zdrojů začleněných v projektu

- Řízení rizik: systematický proces identifikace a vyhodnocení rizik.Cílem je minimalizace pravděpodobnosti a četnosti rušivých událostí na projekt.

- Řízení zprostředkování: obsahuje procesy potřebné k zajištění potřebného materiálu a služeb nutných k úspěšnému dokončení projektu z okolí organizace vykonávající projekt

Stále více používaným pojmem je projektová kancelář. V dnešní době tato instituce existuje v každé větší společnosti. My projektovou kancelář především chápeme jako vlastníka procesů projektového řízení, který je motorem ve zlepšování procesů a kontrolorech jejich dodržování. Procesní model (množina procesů projektového řízení) definuje způsob práce při řízení projektů. Stanovuje jednotlivé činnosti, jejich vstupy, výstupy, způsob vykonávání činnosti (metodiky), zodpovědné role. Pokud se  následujícím obrázku podíváme na strukturu projektové kanceláře, jistě stojí za zmínku zdůraznit následující skupiny procesů :

Portfolio management:
Společně se skupinou procesů z oblasti Project Management tvoří hodnotovou linku procesů projektového řízení. Řízení portfolia je především o rozhodování jaké projekty se mají realizovat. Snahou je vybrat takovou skladbu projektů, která při dostupných omezených zdrojích zajistí společnosti největší hodnotu. Pro naše rozhodovací procesy musíme mít dostatečné informace jak s ohledem na přínosy projektu, tak na jejich zdrojovou náročnost a aktuální prognózu využití zdrojů

Project management:
Tato skupina procesů zajišťuje správné řízení jednotlivých projektů. Patří se např. procesy plánovací, prováděcí, sledování a řízení

Process assessment:
Důležitá oblast, procesů, která zajišťuje trvalé zlepšování procesů projektového řízení

Ještě je nutné si uvědomit, že ve velké většině případů se pohybujeme v multiprojektovém prostředí. Tedy v prostředí, kdy jednotlivé zdroje pracují na více projektech. Navíc procesy projektového řízení jdou napříč organizační strukturou společnosti. Tedy mohou nastávat kompetenční konflikty mezi projektovým a liniovým řízením. O to více je potřeba, aby procesy projektového řízení jasně definovaly pracovní postupy a odpovědnosti jednotlivých zdrojů.

Tedy projektové řízení je tu od toho, aby nám pomohlo efektivně dosahovat stanovených cílů ve stanoveném čase, rozpočtu a rozsahu. Existující metodiky samozřejmě berou v úvahu existenci omezených zdrojů, neurčitost a nutnost ovlivnit chování lidských zdrojů.

To si uvědomuje stále více firem, protože minimálně název projekt a pojem proktové řízení je používán stále častěji. V některých materiálech se dozvídáme, že, projektové řízení se stává základní manažerskou disciplínou, základem pracovního prostředí společnosti, zrychlujícím tempem roste počet současně realizovaných projektů, do projektů je zapojováno stále více pracovníků společnosti. Jde bezpochyby a zcela jasný trend, který je silně vynucován stávajícím podnikatelským prostředím. Aktuální výsledky a objektivní hodnocení stupně vyspělosti jednotlivých společností však zcela jasně ukazují, že je nutné ještě vynaložit mnoho úsilí a ujít nemalý kus cesty. Tedy současný okamžik je možná zcela jasně chápat jako výzvu k vytvoření nemalé konkurenční výhody.